Arqum GmbH - Unternehmensberatung für Umwelt-, und Klimaschutz, Energie und Nachhaltigkeit
Compliance
kompakt & sicher

Beratung im Bereich Compliance

Quickstart-Anleitung Compliance Tool

Mit unserer Quickstart-Anleitung helfen wir Ihnen bei der Nutzung Ihrer Arqum Toolbox. Los geht’s!

Allgemeines zur Arqum Toolbox

Mit der Arqum Toolbox möchten wir einen Teil unserer Dienstleistungen mit digitalen Tools unterstützen und es Ihnen somit erleichtern die Ergebnisse unserer gemeinsamen Arbeit weiterzuverfolgen und auszubauen. Hierfür stellen wir im Rahmen unserer Arqum Toolbox entsprechende Werkzeuge bereit. Damit bündeln wir die Vorteile einer digitalen Gestaltung von Abläufen mit den positiven Auswirkungen einer ganz persönlichen Betreuung.

 

Als Einstieg in den Digitalisierungsprozess unserer Dienstleistungen haben wir den komplexen Prozess des Compliance-Audits gewählt. Auch das Pflichtenmanagement zur Aufrechterhaltung von Compliance im Umwelt-, Energie- und Arbeitsschutzrechtsbereich möchten wir zukünftig mit einem Tool unterstützen. Ebenso weitere Dienstleistungen wie die Durchführung interner Audits oder den Aufbau von Umweltmanagementsystemen möchten wir zukünftig mit unseren digitalen Tools unterstützen.

Anmeldung in der Arqum Toolbox

Sobald Sie eine Dienstleistung gebucht haben, die von der Arqum Toolbox unterstützt wird, legen wir Ihre Organisation und Sie als unser Hauptansprechpartner in der Arqum Toolbox an. Sie erhalten dann von uns eine Email mit dem Betreff: “Ihr Zugang zur Arqum Toolbox toolbox.arqum.de”  in der wie Sie bitten, die Anmeldung durch Aufsuchen eines Links zu bestätigen. Sie werden dann gebeten die Nutzungsbedingungen zu bestätigen und zur Wahl eines eigenen Passwortes aufgefordert, welches aus mindestens acht Zeichen sowie mindestens einer Zahl und einem Großbuchstaben bestehen sollte. Sobald sie dieses Passwort vergeben haben, sind Sie in der Arqum Toolbox angemeldet und haben Zugriff auf die verfügbaren, bzw. von Ihnen gebuchten Tools.

 

Zudem sehen Sie hier bereits welche Tools für Sie freigeschaltet sind, bzw. welche Leistungen Sie gebucht haben.

Anmeldung in der Arqum Toolbox

Verfügbare Tools

Compliance Tool

Zugang

Im Compliance Tool haben Sie Zugriff auf die Ergebnisse Ihrer Compliance-Audits, zusätzliche Funktionen zu deren Bearbeitung sowie Informationen zu rechtlichen Änderungen.

Sie erreichen das Compliance Tool nach Ihrer Anmeldung unter toolbox.arqum.de über die Navigationsleiste oben rechts. Sie gelangen auf diese Weise zur Auditübersicht.

Zugang zum Compliance Tool

Auditübersicht

Die Auditübersicht zeigt alle bisher durchgeführten sowie die geplanten Audits an. Von hier aus erreichen Sie:

  1. die Auditergebnisse

  2. das auditspezifische Rechtskataster

  3. das auditübergreifende Rechtskataster

Symbole an den einzelnen Audits geben Ihnen (je nach gebuchter Leistung) Aufschluss über:

  1. Änderungen an Vorschriften, die seit dem Abschluss des letzten Audits erfolgt sind

Auditübersicht Compliance Tool

Auditübergreifendes Rechtskataster

Wenn Sie wiederkehrend Audits mit uns durchführen, sind diese für uns sogenannte Folgeaudits. In diesen Folgeaudits kommt es vor (je nach vertraglicher Vereinbarung), dass wir nicht alle Vorschriften des Auditkatalogs auditieren, sondern das Audit stichprobenartig ausführen. So kann es sein, dass im auditspezifischen Rechtskataster weniger Vorschriften mit Relevanz auftauchen, als im vorangegangenen Audit. Um nun zu verhindern, dass dabei Vorschriften, die für Ihre Organisation Relevanz haben, gar nicht in ihrem Kataster auftauchen, führen wir ein auditübergreifendes Rechtskataster. Sie erreichen dies, indem Sie nach dem Login die Seite „Compliance Audits“ aufrufen und Ihren Organisationsnamen, bzw. den Namen des Standortes, dessen Rechtskataster Sie sehen möchten, auswählen.

Daraufhin wird Ihr Rechtskataster angezeigt. Im oberen Seitenbereich haben Sie zudem die Möglichkeit, das Auditergebnis und das Rechtskataster in Form einer Excel-Datei herunterzuladen.

Auditübergreifendes Rechtskataster

Auditspezifisches Rechtskataster

Das auditspezifische Rechtkataster gibt nur die Vorschriften aus, die im Rahmen des jeweiligen Audits auch behandelt wurden. Wurde ihr Audit also als Stichprobe durchgeführt, enthält es nur die Vorschriften, deren Pflichten im Rahmen des Audits auch bewertet wurden.

Um auf Ihr (auditspezifisches) Rechtskataster zuzugreifen, rufen Sie nach dem Login die Seite „Compliance Audits“ auf. Im gewünschten Audit wählen Sie nun „Öffnen“.

Daraufhin wird Ihr Rechtskataster angezeigt. Im oberen Seitenbereich haben Sie zudem die Möglichkeit, das Auditergebnis und das Rechtskataster in Form einer Excel-Datei herunterzuladen.

Auditspezifisches Rechtskataster

Auditergebnisse

In der Ansicht der Auditergebnisse sehen Sie je nach gebuchter Leistung die mit “Handlungsbedarf” bewerteten Pflichten Ihres Audits bzw. (bei gebuchter Plus-Option) zusätzlich alle im jeweiligen Audit als erfüllt bewerten Pflichten.

 

Von hier aus können Sie:

  1. die Auditergebnisse sowie das Rechtskataster als Exceldateien exportieren
  2. die Ansicht nach gewünschten Kriterien filtern
  3. die Detailansicht einer Pflicht öffnen (gibt u.a. Aufschluss auf die jeweilige zugrundeliegende Vorschrift)
  4. den Kommentarverlauf einer Pflicht (Pro Stufe) nachverfolgen
  5. die Aufgabenplanung (Pro Stufe) sehen
  6. erkennen welche Pflichten mit Handlungsbedarf bewertet wurden (Plus-Option)
  7. sehen, zu welchen Pflichten, es neue Kommentare seitens des Arqum Compliance Teams oder Ihrer Mitarbeitenden gab.
Auditergebnisse

Zugriff auf FAQs

Innerhalb der Toolbox stellen wir für Sie eine Vielzahl weiterer Erläuterungen zu gängigen Fragestellungen rund um das Compliance Tool zur Verfügung. Sie erreichen die FAQs über die Navigationsleiste oben rechts.

Zugriff auf FAQs zum Compliance Tool

Weitere Tools in der Arqum Toolbox

Derzeit ist das Compliance-Tool noch das einzige Tool in der Arqum Toolbox. Wir planen jedoch bereits den Aufbau weiterer Tools. So möchten wir bspw. das Compliance Tool um einen Pflichtenmanagementbaustein erweitern und als Compliance Tool Premium für Sie bereitstellen.

 

Weiterhin bestehen bereits Überlegungen zu weiteren Tools wie bspw. eine Audittool, mit dem wir interne Audits durchführen und Sie Zugriff auf die Ergebnisse bekommen und diese auch nachhalten können. 

 

Zum aktuellen Stand können Sie sich jederzeit über unsere Website informieren.

Weitere Themen

Lars-Åke Horst ist seit 2011 bei Arqum tätig und hat als Berater und Projektleiter bereits weit mehr als 100 Unternehmen und Organisationen unterstützt. Die Schwerpunkte seiner Arbeit liegen in der Energieberatung, der Einführung von Energie- und Umweltmanagementsystemen sowie der Durchführung interner Audits.

 

Darüber hinaus begleitet er den Aufbau, den Betrieb und die Weiterentwicklung von Qualitäts- und Arbeitsschutzmanagement-systemen und ist als Bereichsleiter Digitalisierung, Wissensmanagement und Compliance für die Weiterentwicklung unseres Arqum Compliance Tools und weitere Digitalisierungsschritte verantwortlich.

Kontaktieren Sie uns noch heute.